Las facturas se gestionan a través de la página de Aprobaciones. Esta funcionalidad solo es visible si el rol de usuario tiene el permiso necesario de Auditar facturas (Can Audit Invoices).

Si tienes acceso tanto a las funcionalidades de Solicitudes de aprobación como de Aprobación de facturas, aparecerá una opción en la parte superior de la pantalla para cambiar entre Aprobaciones y Facturas.

Al abrir el detalle de la factura, podrás revisar los importes facturados y comparar los totales con los importes cotizados. También podrás acceder a la solicitud original. Además, todos los archivos adjuntos proporcionados por tu proveedor estarán disponibles allí.

Cuando estés listo para Rechazar o Aprobar la factura, utiliza los botones ubicados en la parte inferior de la pantalla. Ten en cuenta que, al aprobar una factura, tu proveedor de pagos será notificado inmediatamente. Por lo tanto, solo debes aprobar o rechazar las facturas sobre las que estés completamente seguro.

Para aprobar o rechazar una factura, selecciona el botón correspondiente y proporciona un motivo, si es necesario.

Para evitar que una factura sea aprobada o rechazada accidentalmente o demasiado rápido, cada botón requiere una segunda selección para confirmar la acción.

Para publicar un comentario en la factura, busca la opción “Comentarios” en la esquina superior derecha de la pantalla. Si ya se han publicado comentarios, el número de comentarios existentes aparecerá indicado en el título de la opción (por ejemplo, “Comentarios (2)” significa que hay dos comentarios existentes).

En algunos casos, un proveedor puede enviar varias facturas para un mismo envío. Si este es el caso, verás varias “pestañas” en la parte superior del detalle de la factura que acabas de abrir, cada una mostrando un número de factura. Si un proveedor presenta varias facturas para un mismo envío, la vista de detalle de la factura mostrará varias pestañas, cada una correspondiente a un número de factura individual.

Puedes buscar facturas directamente en la página de Aprobaciones/Facturas, dentro de los resultados que se hayan cargado. De forma predeterminada, se cargan 50 resultados a la vez. Si buscas una factura que no aparece entre estos resultados, puedes desplazarte hacia abajo para cargar 50 resultados adicionales y utilizar la opción “Buscar en la página” para buscar dentro de los resultados cargados.

Para encontrar facturas anteriores, puedes utilizar la opción “Buscar”. Accede a ella seleccionando el ícono de Buscar en la parte inferior de la pantalla. Actualmente, las facturas solo se pueden encontrar realizando una búsqueda basada en el número de factura (I-number).