Para enviar facturas de flete, el proveedor logístico debe seguir un proceso de 2 pasos: primero enviar la Prueba de Entrega (POD) - submitting a Proof of Delivery (POD), y luego enviar la factura de flete - submission of the freight invoice. El Shipper determina el límite de facturas que se pueden enviar.
En algunos casos, el Shipper puede permitir el envío de facturas antes del POD o antes de la fecha de entrega programada. Consulta nuestro artículo para saber cómo enviar facturas intermedias - submit intermediate invoices.
Paso 1: Enviar la Prueba de Entrega (POD)
Los proveedores integrados con Cargobase tienen la capacidad de actualizar las referencias de seguimiento - update the tracking references mediante el envío automático del POD al completar el envío.
Los proveedores que no están integrados con Cargobase pueden enviar un POD - submit a POD una vez que el envío haya sido completado.
Paso 2: Enviar la factura de flete
Una vez enviado el POD, puedes enviar la factura inmediatamente o más tarde cuando esté lista.
En la página de seguimiento del envío, puedes acceder a la pestaña “Billing” (Facturación) para enviar tu factura de flete.
También puedes enviar la factura desde el módulo “Invoices” (Facturas) y buscar el envío en la lista de facturas no enviadas.
Ingresa el número de factura de tu sistema en el campo “Invoice Number” (Número de factura).
Agrega referencias adicionales requeridas por el Shipper.
En la sección “Goods” (Mercancía), asegúrate de confirmar el peso final o la cantidad de los artículos enviados. Si es necesario, puedes hacer clic en el botón de editar
para realizar cambios.
En la sección “Costs” (Costos), ingresa el monto final facturado para cada concepto en la moneda especificada para la factura.
Si es necesario, puedes modificar el tipo de cambio en la factura.
Agrega cualquier archivo adjunto o comentarios para respaldar el envío de tu factura de flete.
NOTA: Presta atención a las Invoicing Guidelines (Lineamientos de facturación) proporcionadas por el Shipper, ya que pueden incluir instrucciones detalladas para el envío de facturas. Estas se pueden encontrar en la plantilla de la factura como referencia.
Cómo editar los detalles de la mercancía durante el envío de la factura
En ocasiones, los detalles de la mercancía en el envío no coinciden con los utilizados en la solicitud. Si necesitas actualizarlos antes de enviar tu factura, puedes hacerlo directamente en el formulario.
Pasos para editar la mercancía:
Ve a Invoice Submission (Envío de factura)
Desplázate a la sección Goods (Mercancía)
En la columna Action (Acción), busca el ícono de lápiz (editar)
Haz clic en el ícono para abrir los detalles
Puedes editar los siguientes campos:
Unidad de manejo
Largo / Ancho / Alto
Unidades (cm/in)
Cantidad
Peso por pieza
Unidades (kg/lb)
Todos los campos son editables. Una vez realizados los cambios, haz clic en Submit (Enviar) para guardar la información.
Nota importante:
Solo modifica los detalles de la mercancía después de confirmarlo con el Shipper/cliente y obtener su aprobación.
Si se realizan cambios sin confirmación, la factura puede ser rechazada.
Enviar una factura adicional
Se pueden agregar múltiples facturas (dependiendo del proceso definido por cada Shipper) a un envío completado.
Una vez enviada la primera factura: Haz clic en “Add Additional Invoice” (Agregar factura adicional), esto generará una nueva plantilla con un nuevo ID de factura:
La plantilla estará vacía, pero puedes incluir los costos de la cotización original o agregar nuevos conceptos según sea necesario: