Una vez que se envía la Prueba de Entrega (POD) - Proof of Delivery (POD), el proveedor carga el costo final del envío junto con una copia de la factura en formato PDF.
Se crea automáticamente un resumen del envío en la página de facturas para facilitar una comparación lado a lado entre el monto cotizado y el monto facturado para cada concepto de cobro.
Por cada factura enviada, los usuarios cuyo perfil está configurado como “Auditor” reciben una notificación por correo electrónico informándoles sobre la auditoría solicitada. El correo electrónico contiene un enlace que redirige a la plataforma de Cargobase para que el usuario pueda visualizar la página de facturas.
El flujo de auditoría de facturas y los auditores son configurados por el Administrador de Cargobase.
Encuentra la factura a auditar
Busca la referencia del envío (por ejemplo, S123456789) mediante la Búsqueda Universal - Universal Search y haz clic en la pestaña Facturas.
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Busca la referencia de la factura (por ejemplo, I123456789) mediante la Búsqueda Universal - Universal Search y accede directamente a la página de la factura.
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Utiliza la Barra Lateral - Sidebar para navegar a la lista de facturas.
Haz clic en la pestaña Pendiente de auditoría para filtrar la lista con las facturas que requieren auditoría.
La lista de facturas incluye varias funciones útiles para encontrar envíos y crear listas según requisitos específicos:
El campo de búsqueda filtra la lista mediante texto libre.
Los filtros de columnas permiten seleccionar valores para cada columna.
El selector de columnas permite agregar o eliminar columnas de la página.
Haz clic en la factura que está pendiente de auditoría.
Auditar una factura
La página de la factura muestra la lista de cargos asociados con la factura enviada en una vista de dos columnas:
La columna de la izquierda muestra el peso solicitado y el costo cotizado.
La columna de la derecha muestra el peso facturado y el costo facturado.
La diferencia entre el monto cotizado y el monto facturado se muestra como un porcentaje (color rojo para costos adicionales; color verde para descuentos).
El cuadro de Comentarios permite mantener una conversación entre los usuarios del remitente y del proveedor mediante mensajes para aclarar los valores cuando sea necesario.
Una vez aclarados los detalles de la factura, el auditor selecciona el estado correspondiente:
Pendiente de auditoría: el auditor necesita más tiempo para completar el proceso de auditoría.
Aprobada: el auditor aprueba la factura para pago.
Rechazada: el auditor rechaza la factura y solicita al proveedor volver a enviarla.
Activa la automatización de Cargobase para reducir la auditoría manual de facturas de flete.
¿Qué sigue?
Una vez aprobada la factura, se envía por correo electrónico un paquete PDF de facturas a los destinatarios predeterminados que elijas (por ejemplo, Departamento de Finanzas, Equipo de Logística, servicios externos de pago) o mediante integración con tus sistemas internos (por ejemplo, ERP).